1. Inleiding

Bij Copacabana Beach hechten we veel waarde aan de privacy en beveiliging van alle persoonlijke gegevens die we verwerken. Dit Privacybeleid legt uit hoe we persoonlijke informatie verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en alle toepasselijke Belgische wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op alle persoonlijke gegevens die door Copacabana Beach worden verwerkt, inclusief gegevens van:

• Gasten en klanten
• Werknemers en opdrachtnemers
• Leveranciers en zakenpartners
• Websitebezoekers en online gebruikers

Het beleid geldt voor alle verwerkingsactiviteiten die door Copacabana Beach worden uitgevoerd, zowel handmatig als geautomatiseerd.

3. Principes voor gegevensbescherming

Wij hanteren de volgende principes bij de verwerking van persoonlijke gegevens:

• Rechtsmatigheid, eerlijkheid en transparantie – Gegevens worden op een legale manier verwerkt en betrokkenen worden geïnformeerd.
• Doelbinding – Gegevens worden alleen verzameld voor specifieke en legitieme doeleinden.
• Dataminimalisatie – Alleen de minimaal noodzakelijke gegevens worden verzameld.
• Nauwkeurigheid – Persoonsgegevens worden nauwkeurig en up-to-date gehouden.
• Opslagbeperking – Gegevens worden slechts zo lang bewaard als noodzakelijk.
• Integriteit en vertrouwelijkheid – Gegevens worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik.
• Aansprakelijkheid – Wij dragen volledige verantwoordelijkheid voor naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming.

4. Welke gegevens wij verzamelen

Wij kunnen de volgende gegevens verzamelen:

• Identificatiegegevens: volledige naam, adres, nationaliteit, ID-/paspoortnummer
• Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
• Boekings- of transactiedata: verblijfsdata, aantal gasten, betalingsinformatie
• Communicatiegegevens: berichten, vragen of feedback
• Technische informatie: IP-adres, browsertype of apparaatgegevens (indien van toepassing)

Gevoelige gegevens worden alleen verzameld indien strikt noodzakelijk en met uw uitdrukkelijke toestemming.

5. Doeleinden van verwerking

Uw gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Beheren en bevestigen van boekingen of serviceovereenkomsten
• Naleving van wettelijke en fiscale verplichtingen
• Registratie van gasten bij lokale autoriteiten (indien vereist)
• Verwerken van betalingen en opstellen van facturen
• Communiceren van belangrijke updates of informatie
• Verbeteren van klantenservice en bedrijfsprocessen

6. Rechtsgrond voor verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst: om de gevraagde dienst te leveren
• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan nationale of lokale wetgeving
• Gerechtvaardigd belang: om veiligheid te waarborgen en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren
• Toestemming: wanneer u vrijwillig instemt met optionele communicatie of marketing

7. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang dit nodig is:

• Boekings- en betalingsgegevens: 10 jaar voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden
• Gastenregistratiegegevens: zoals vereist door de lokale wet- of regelgeving
• Communicatie- of marketinggegevens: totdat u uw toestemming intrekt

Na de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

8. Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde gegevensopslag en beveiligde servers
• Toegang beperkt tot geautoriseerd personeel
• Regelmatige trainingen en monitoring op het gebied van gegevensbescherming
• Veilige back-up- en herstelprocedures

In geval van een datalek zullen wij de bevoegde autoriteit binnen 72 uur op de hoogte brengen, zoals wettelijk vereist.

9. Gegevensdeling

Wij delen beperkte persoonsgegevens met vertrouwde derde partijen wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten, zoals:

• Boekings- of betalingsplatforms (bijv. Airbnb, Booking.com, Stripe)
• Lokale autoriteiten, wanneer wettelijk verplicht (bijv. registratie gasten, belastingrapportages)
• Dienstverleners zoals IT- of schoonmaakbedrijven, allen onder AVG-conforme overeenkomsten

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens nooit aan derden voor marketingdoeleinden.

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• Toegang tot uw persoonsgegevens te vragen
• Correctie of verwijdering te verzoeken
• Beperkingen of bezwaar tegen verwerking aan te vragen
• Gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken
• Toestemming op elk moment in te trekken

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via: dries.schapman@outlook.be
Als u denkt dat uw gegevens onrechtmatig zijn verwerkt, kunt u contact opnemen met uw nationale gegevensbeschermingsautoriteit.

11. Internationale gegevensoverdracht

Indien gegevens worden overgedragen buiten de EER of uw land, zorgen wij voor passende waarborgen via:

• Standaardcontractbepalingen (SCC's) goedgekeurd door de Europese Commissie
• Overdrachten naar landen met een erkend adequaat beschermingsniveau

12. Wijzigingen in dit beleid

Dit beleid wordt regelmatig herzien en kan worden bijgewerkt om wijzigingen in wetgeving of bedrijfspraktijken weer te geven. De laatste versie is altijd beschikbaar op onze website.

Copacabana Beach

Dries Schapman

28/01/2026